Aviso de privacidad

1. Quiénes somos

PrismaKid es la plataforma con la que Prisma Kids gestiona el servicio de acompañamiento escolar (maestras sombra) para niños con necesidades especiales en Panamá. Prisma Kids es la responsable del tratamiento de los datos personales descritos aquí.

[Pendiente de confirmar: razón social, RUC y correo de contacto oficial.]

2. Qué datos tratamos

• Del niño o la niña: nombre, fecha de nacimiento, colegio, grado, horario e idioma, y su expediente de acompañamiento (diagnósticos, profesionales tratantes, terapias, medicación, sensibilidades, estrategias, planes de acompañamiento, reportes diarios, incidentes, evaluaciones e indicadores, documentos que la familia o el equipo suben). El expediente incluye además el contacto de emergencia del caso: nombre, teléfono y parentesco de la persona que la familia designe, aunque no tenga cuenta en la plataforma.
• Del acudiente: nombre, correo electrónico, teléfono (si lo registra), y — al otorgar o revocar un consentimiento — la fecha, la versión del texto aceptado y la dirección IP desde la que lo hizo.
• Del personal (sombras, psicólogos, coordinación): nombre, correo, teléfono (si lo registra), perfil profesional y credenciales.
• Del colegio: la cuenta de su portal (nombre, correo y teléfono si lo registra) y los datos de contacto y protocolos del colegio.
• Registros técnicos: las consultas a la ficha del expediente, las descargas y los cambios quedan en una bitácora con usuario, rol, acción, fecha, dirección IP y navegador. La bitácora no puede editarse ni borrarse.
• Facturación: mensualidad acordada, facturas y pagos del caso. Los documentos de cobro no contienen datos del niño.

3. Para qué los usamos

• Prestar y coordinar el servicio de acompañamiento (planes, reportes, evaluaciones).
• Mantener informada a la familia según lo que ella autorice.
• Emitir los cobros del servicio.
• Seguridad de la plataforma y auditoría de accesos.

No usamos los datos para publicidad ni los vendemos o cedemos a terceros con fines comerciales.

4. La base: tu consentimiento y el servicio

Tratamos los datos del niño para ejecutar el servicio contratado, y los accesos sensibles dependen de consentimientos que solo el acudiente otorga desde su portal, uno por uno. Puedes revocarlos en cualquier momento y el acceso asociado se corta de inmediato.

5. Quién puede ver qué

• La administración de Prisma Kids: acceso de gestión a todos los expedientes — también después del archivo de un caso — con verificación en dos pasos y registro en bitácora.
• El equipo asignado a tu caso (sombra, coordinación supervisora y, solo con tu consentimiento vigente, el psicólogo): solo los casos que tienen asignados. Durante un relevo temporal, la sombra sustituta ve un paquete esencial del caso mientras dure la ventana autorizada.
• El acudiente ve la información de sus hijos: reportes que coordinación autoriza, notas y recomendaciones dirigidas a la familia, documentos, facturas y — si coordinación las activa — gráficas de evolución.
• El colegio solo ve a sus alumnos con consentimiento vigente, y de ellos únicamente la asistencia de la sombra, las notas de comunicación y los reportes que el propio acudiente autoriza uno por uno. Nunca información clínica.
• Proveedores técnicos que necesitamos para operar: alojamiento del servidor, envío de correos y almacenamiento cifrado de respaldos. Actúan por encargo nuestro y no pueden usar los datos para fines propios.

6. Cómo los protegemos

• Los datos sensibles del expediente y los documentos se guardan cifrados (AES-256) en la base de datos y en el disco del servidor.
• Verificación en dos pasos (MFA) obligatoria para administración, coordinación y psicólogos; sesiones cortas y cifradas; cuentas creadas solo por invitación.
• Una bitácora inmutable registra las consultas a la ficha del expediente, cada descarga y todos los cambios.
• Respaldos diarios cifrados con una llave independiente; en producción se almacenan fuera del servidor.
• Los correos de aviso nunca incluyen datos sensibles: solo "hay novedades" y un enlace al portal.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras el servicio esté activo. Al terminar, la familia recibe su expediente completo en un paquete cifrado y el caso queda archivado y cifrado: el equipo asignado (sombra, coordinación y psicólogo) pierde el acceso; la administración conserva acceso de gestión al expediente archivado. Los paquetes de exportación cuyo enlace vence se eliminan automáticamente del servidor.

Tras una eliminación definitiva se conservan las facturas del caso (registro contable), la bitácora de accesos y una ficha anónima sin datos personales; las copias de seguridad anteriores rotan y desaparecen según su ciclo (las anuales, hasta 2 años).

[Pendiente de validación legal: el plazo definitivo de conservación y eliminación tras el archivo, conforme a la Ley 81 de 2019.]

8. Tus derechos

• Acceso: desde tu portal ves la información de tus hijos que te corresponde.
• Rectificación: pide a la administración corregir cualquier dato inexacto.
• Portabilidad: al cerrar el servicio recibes el expediente completo en un archivo cifrado de formato estándar.
• Revocación de consentimientos: en tu portal, con efecto inmediato.
• Oposición y eliminación: solicítalas a la administración; se atenderán conforme a la Ley 81 de 2019.

También puedes acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) como autoridad de protección de datos en Panamá.

9. Cambios a este aviso

Este aviso se identifica por la versión que aparece en su encabezado. Si cambia de forma sustancial, lo anunciaremos en el portal. Los consentimientos registran la versión del texto vigente al momento de otorgarse.